Consulenza aziendale e digitale
Autore
Paolo Liccardo
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La conseguenza dell'assenza di procedure consolidate
In molte aziende l’assenza di consolidate procedura di gestione del ciclo passivo e di trasmissione delle informazioni tra i reparti coinvolti – quello che effettua l’ordine di acquisto merce, quello addetto a ricevere la consegna ed i reparti amministrazione e finanza – può comportare il rischio di gravi inefficienze.
Purtroppo spesso queste lacune non sono facilmente rilevabili quando ci sono e vi assicuro sono frequentissime (altrimenti non si verificherebbero) e corrodono silenziosamente il profitto aziendale in modo determinante.
Errato addebito di prezzi, errate quantità fatturate, prodotti fatturati non pervenuti, fatture duplicate, prodotti consegnati ed addebitati mai ordinati.
Il valore dell'informazione in azienda
In assenza di informazione chiara e puntuale tra i vari reparti di ciò che si è ordinato, a quali condizioni, di ciò che si é effettivamente ricevuto e di ciò che viene addebitato in fattura, si resta esposti al rischio di pagare per errore ciò che non si è ricevuto o di pagare di più di ciò che è stato concordato.
Perché questo rischio venga certamente escluso non basta la professionalità degli operatori e la sintonia tra i vari reparti, ma occorrono procedure chiare per creare un flusso regolare di informazioni che circoli senza fatica e senza intoppi e, soprattutto, assicuri la certezza matematica del controllo.
Introduzione ai sistemi informatici
I sistemi informatici opportunamente utilizzati rappresentano il miglior mezzo di comunicazione tra i reparti e sono oggi indispensabili per creare procedure a supporto di tutti i diversi reparti aziendali per massimizzare l’efficienza di ciascuno di essi ed aumentare il profitto aziendale.
Il ciclo passivo di ciascuna azienda riguarda prevalentemente l’acquisto di materie prime e merci destinate alla produzione. Ogni giorno il personale in azienda effettua un elevato numero di transazioni con modalità e strumenti pratici, ma non professionali: semplici telefonate, messaggi vocali, email, etc.
Fin quando in azienda un’ unica persona gestisce l’intero ciclo passivo degli acquisti, dell’ordine al pagamento, il rischio di errore è minimo. Ma quando la gestione delle varie fasi di ordine-ricevimento merci-registrazione fatturazione-pagamento viene suddiviso tra più soggetti o reparti, l’assenza di procedure presenta criticità da non trascurare tutt’altro che banali.
Il regolare rispetto di questa procedura mette al riparo da una notevole serie di errori nascosti che se non rilevati possono incidere negativamente sul risultato di esercizio.
