Caso di successo
Biplan: Chi siamo
Intervista
Piergiovanni Mometto
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Paolo Liccardo è amministratore unico e direttore generale di BiPlan, dottore commercialista, inizia la sua attività professionale nel 1985. Se si escludono alcune realtà imprenditoriali molto grandi in quegli anni il controllo di gestione non veniva fatto. Era più che altro un retaggio degli studi universitari.
Tuttavia sin da subito Liccardo si rese conto che la vera esigenza dell’imprenditore non era solo quella di tenere sotto controllo i suoi rapporti con il fisco, cosa di cui si occupavano a tempo pieno i commercialisti di allora, ma anche di “capire qual era il reale andamento della sua attività”.
Partendo da questi interessi inizia fin da subito ad approfondire i suoi studi per dare una risposta a questo nascente bisogno di informazione consapevole. Dopo un primo periodo come collaboratore di importanti studi professionali decide di intraprendere un suo percorso imprenditoriale creando BiPlan.
d. Dottor Liccardo ci può presentare l’attività di Biplan?
r. “Il nome dice molto di quello che facciamo. Infatti BiPlan è un acronimo che unisce i due termini di business intelligence e business plan. Siamo nati una decina di anni fa e ci occupiamo di attivare sistemi di controllo di gestione in tempo reale mediante soluzioni software a supporto dell’organizzazione aziendale e dei centri deputati alle decisioni strategiche.
Quindi il nostro focus è il controllo di gestione e supportiamo questa attività con una piattaforma software che in parte, come struttura base, è costituita dal software di gestione d’impresa Passepartout sulla cui struttura innestiamo soluzioni che sono attivamente integrabili fra di loro e sono in grado di soddisfare tutte le esigenze di gestione e di controllo di un’azienda. Completiamo poi la nostra offerta con la progettazione e lo sviluppo di sistemi di reporting.
Quello che abbiamo realizzato è stato trasformare la consulenza per il controllo di gestione da un’attività di raccolta di informazioni che normalmente viene fatta con estrema fatica attraverso il dialogo fra imprenditore e professionista-consulente in una attività completamente digitalizzata e automatizzata.
In pratica facciamo in modo che un’azienda senza neppure accorgersene produca e raccolga tutte le informazioni necessarie ad un vero controllo di gestione. Il risultato del nostro intervento consiste quindi nel fatto che la parte più onerosa e complicata del controllo di gestione diventa un’operazione estremamente economica e decisamente semplice.”
d. Quindi grazie ai vostri strumenti la raccolta dei dati avviene in automatico durante lo svolgersi dell'attività aziendale?
“Esattamente. Però è chiaro che per raggiungere questo obiettivo la maggiore criticità è data dalla formazione del personale che va messo in condizione di raccogliere le informazioni e i dati inerenti il proprio lavoro nel normale svolgimento delle proprie funzioni.
Noi abbiamo completamente invertito quella che è la prassi di utilizzo di un software in azienda. Normalmente questo viene utilizzato per archiviare dati. Non è un caso ad esempio che i francesi chiamano il computer “ordinateur” ovvero un sistema per mettere ordine, invece noi interpretiamo il software e il computer come uno strumento capace di “dare ordini”. Quindi non non riguarda più solamente la raccolta delle informazioni ma diventa uno strumento per guidare l’imprenditore verso la soluzione dei problemi.
Noi interpretiamo il gestionale come un moderno sistema di comunicazione interna. Quest’ultima non avviene più attraverso le tradizionali interlocuzioni verbali, scritte o telefoniche ma è il software stesso che fornisce suggerimenti e soluzioni per migliorare le performance di tutti i comparti.”
d. Esistono dei settori economici preferenziali nei quali espletate la vostra attività
r. “No perché sostanzialmente si tratta di una modalità di intervento applicabile a tutti i settori. Infatti un’altra nostra specializzazione consiste nella capacità di far dialogare il nostro sistema con altri software utilizzati in azienda anche quando si tratta di aziende importanti che hanno una distribuzione capillare sul territorio anche a livello internazionale dove c’è l’esigenza di elaborare scelte che tengono conto della globalità dei dati provenienti da tutte le sedi perché è fondamentale in questo caso avere un accentramento delle funzioni decisionali.
Per esempio oggi nelle banche questo processo è la normalità. Un tempo c’era una certa discrezionalità nel rapporto con i clienti, oggi invece quando andiamo a dialogare con il nostro funzionario di riferimento ci accorgiamo che il suo potere discrezionale è praticamente pari a zero perché può gestire la pratica solo per tramite del software.
Noi abbiamo trasferito questo paradigma organizzativo della grande impresa a livelli più modesti rendendolo disponibile a tutti con costi assolutamente accessibili anche per aziende di piccola dimensione.
Diciamo che la nostra attività si concentra su una fascia di clientela che va dai 3 ai 30 milioni di fatturato con una eccezione però molto importante rappresentata dal settore della ristorazione dove la dimensione aziendale minima di ingresso è decisamente più bassa.
Nella mia lunga esperienza di dottore commercialista ho visto migliaia di aziende di tutti i tipi e nessuna di queste era priva di un sistema di controllo di gestione anche rudimentale. Magari si tratta dello stesso titolare che raccoglie e annota le performance per avere un quadro della situazione … ma lo stimolo a comprendere attraverso i dati c’è e c’è sempre stato. Quindi quello che manca non è la domanda di informazione ma lo strumento per interpretarla correttamente.
Il controllo di gestione è un bisogno presente da sempre all’interno dell’impresa, dove si sente la necessità di disporre di una guida che orienti le decisioni. Il problema è che nessuno raccoglie queste informazioni in maniera strutturata quindi a volte c’è il rischio che questi dati ingenerino considerazioni errate e decisioni dannose.
Il fatto è che questi errori sono all’ordine del giorno perché – detta in termini molto semplici – se tutti facessero un controllo di gestione in modo corretto nessuno fallirebbe perché avrebbe la possibilità di intervenire prima. Ma evidentemente nella realtà non è così.
Oggi quindi si va sempre di più verso un controllo di gestione basato su corrette informazioni, che descrivono la realtà aziendale in modo oggettivo e non più sulle valutazioni a spanne che può fare un imprenditore.”
d. Qual è la specificità della proposta di BiPlan?
r. “Vede le aziende che oggi fanno il controllo di gestione in maniera tradizionale si affidano al loro consulente di fiducia. Questi è un professionista, spesso anche anche molto bravo, ma tutto quello che può fare e ragionare sui dati che gli vengono forniti dall’imprenditore. Prende le sue decisioni in base a questi dati.
Se i dati sono incompleti o sbagliati il problema non è suo ma la risposta che dà non potrà essere efficace.
La nostra mission va oltre a questo perché con il nostro sistema i dati vengono raccolti in modo attendibile, neutro e automatico, all’interno dei singoli reparti che li producono. Per questo motivo quello che mettiamo in mano all’operatore è uno strumento per controllare tutto quello che sta facendo in azienda. Che si tratti di operai, amministrativi, commerciali, magazzinieri, contabili … chiunque contribuendo alla registrazione dei dati controlla l’efficacia del proprio lavoro e contribuisce a raccogliere dati attendibili.
In conclusione si può dire che abbiamo creato un sistema che permette al consulente di fare una analisi basata su dati oggettivi.”
d. Questo sistema richiede la presenza di personale BiPlan oppure c’è un momento oltre il quale l'azienda può essere autonoma nel processo di raccolta e valutazione dati?
r. “Ci sono due tipi di controlli che vengono fatti costantemente. Il primo controllo che facciamo noi e che può durare per un certo arco di tempo finché non si consolidano le procedure è un controllo sulla corretta gestione dei vari passaggi procedurali.
Può capitare per esempio che dei collaboratori non abbiano ben compreso la procedura e compiano delle forzature nell’inserimento dei dati … ecco noi abbiamo dei meccanismi di verifica che intercettano questi comportamenti anomali e consentono di correggere il problema.
Vede io dico sempre che programmare un software è facile ma è difficile formare le persone perché si vanno a contrastare abitudini e comportamenti consolidati difficili da scardinare.
Quindi noi non solo facciamo una formazione molto accurata ma ci preoccupiamo anche di monitorare che non intervengano successivamente distorsioni di questo tipo.
La seconda modalità di controllo riguarda la valutazione dei risultati cioè la diagnosi e la successiva strategia suggerita all’imprenditore per prendere le sue decisioni. Questa seconda fase la possiamo fare noi con i nostri professionisti, l’imprenditore in prima persona oppure il suo consulente.
Che cosa cambia rispetto a prima? Che l’imprenditore e il suo consulente sono stati messi nella condizione di poter decidere su dati affidabili. Questo controllo in realtà non finisce mai perché i nostri sistemi sono in condizione di monitorare costantemente l’andamento dell’attività non solo giorno per giorno, ma minuto per minuto.
Una volta acquisita la capacità di questa fase di controllo le assicuro che i nostri clienti la utilizzano in maniera costante. Abbiamo clienti che dedicano ogni giorno del tempo all’analisi e al controllo dei dati scegliendo come agire, quali risorse impiegare, come intervenire sulle prassi aziendali e lo fanno non solo in base ai dati di giornata ma partendo dal confronto di questi con lo storico aziendale.
Scostamenti dal budget, raffronto con periodi precedenti su base giornaliera, settimanale mensile, annuale … per esempio per il settore della ristorazione raccogliamo tutte le indicazioni per una corretta valutazione dei risultati economici dei singoli prodotti, menu per menu, piatto per piatto. Il menu engineering è in grado di segnalare al ristoratore se il suo menu è performante oppure no e fornisce i consigli su come rivedere le sue scelte.
Allo stesso modo se guardiamo all’aspetto finanziario delle aziende disponiamo di sistemi che consentono un controllo assiduo, costante, istantaneo dello stato di salute. Sistemi in grado di dirci che cosa succederà all’azienda dal punto di vista della liquidità da qui a un qualsiasi periodo di tempo futuro (settimane, mesi, anni) mettendo in allarme l’imprenditore su eventuali criticità che potrebbero verificarsi.
Per le aziende di fascia medio bassa (fino a otto milioni di euro) si tratta di un sistema di lettura dei dati contabili molto semplice. Se si va invece su una fascia superiore entrano in gioco altre variabili e il sistema è molto più sofisticato, in grado di costruire una vera e propria gestione della tesoreria.”
d. Se guardiamo nel dettaglio nell'ambito della ristorazione dove la dimensione media delle imprese è quasi sempre inferiore in quanti potrebbero permettersi economicamente il vostro sistema di controllo?
r. “ In realtà non ci sono limiti perché come dicevo il sistema è formato da due parti: una di base e una più complessa. Se guardiamo la cosa dal punto di vista di un ristorante che ha – diciamo – una decina di dipendenti oggi non è immaginabile che un’azienda di queste dimensioni non abbia già un sistema di controllo dei dati. In questo caso il costo del nostro sistema equivale al costo medio sul mercato di un software gestionale e quindi si tratta semplicemente di un costo di sostituzione del prodotto. Il ristoratore elimina il vecchio programma e utilizza il nostro che dispone di numerose funzioni che non sono presenti nei software concorrenti.
Poi c’è il costo della formazione ma anche questo si ripaga in breve tempo perché il nostro sistema di controllo consente di individuare sprechi, errori di gestione e organizzativi che una volta corretti ripagano ampiamente il costo della formazione del personale.
Spesso si tratta di inefficienze dovute a trascuratezze che possono sembrare ininfluenti. Per fare un esempio una di queste inefficienze più diffuse che emergono grazie al nostro sistema riguarda l’addebito dell’acqua ai tavoli. Tante volte quando c’è la richiesta di una seconda bottiglia il cameriere preso nel pieno del servizio la porta al tavolo e si dimentica di segnalare la vendita. E questo succede con tale frequenza che alla fine si verificano ammanchi anche importanti. Ora non mi voglio dilungare ma ci sono decine e decine di situazioni come queste che io amo chiamare le perle nascoste della ristorazione perché una volta individuate e corrette consentono importanti risparmi di gestione.
Restiamo all’esempio dell’acqua, dove il ricarico è molto alto. In questo caso molti ristoratori dicono : ‘eh cosa vuoi che sia una bottiglia d’acqua’ ma in realtà se guardiamo bene al costo vivo del prodotto che può essere intorno all’euro si aggiungono i costi del servizio, del magazzino, la quota parte dei costi generali e così via … quindi quando io mi dimentico di segnalare la vendita una bottiglia d’acqua non perdo solo un euro ma almeno tre volte tanto. Quello che si perde è il prezzo di vendita non il prezzo di acquisto.
Il vero ostacolo per l’introduzione del nostro sistema non è tanto di natura economica ma culturale perché nel settore della ristorazione c’è spesso il malcostume da parte dei collaboratori di abusare della fiducia degli imprenditori tanto che spesso a contrastare il nostro arrivo in azienda sono interessi di tipo personale.
La tempestività del controllo, la certezza del dato, la possibilità di risalire con certezza alla fonte o alla persona che genera l’errore consente di recuperare molto in fretta i costi di formazione per l’applicazione del nostro sistema.
Il nostro compenso si basa sulla fornitura delle licenze software (molto contenuto), sulla formazione che dura alcuni mesi, sulla consulenza in revisione che si protrae al massimo per due anni e infine nella consulenza sul controllo di gestione.
Nella sostanza l’ostacolo più importante nell’applicazione dei nostri sistemi sta nel fare o non fare la contabilità di magazzino. Dato che la contabilità di magazzino diventa una scelta quasi obbligata per imprese che superano un monte acquisti di quattro/cinquecento mila euro l’anno a partire da questa soglia anche l’applicazione del nostro sistema di controllo diventa conveniente.
Nel caso di aziende di piccole dimensioni possiamo impostare il nostro sistema in modo che non ci sia la necessità di avere la contabilità di magazzino. Perché possiamo farlo? Perché a questi livelli di fatturato è lo stesso proprietario che si occupa di fare gli acquisti e di controllare la loro economicità. Quindi diciamo che in questi casi il margine di errore è contenuto …
Normalmente quando invece l’impresa supera la soglia di 500 mila euro di monte acquisti (quindi parliamo di aziende che fatturano fino a un milione e mezzo) allora l’imprenditore sente l’esigenza di delegare gli acquisti e la gestione di magazzino. In condizioni normali il margine di errore per un magazzino non controllato varia tra il 5 e il 10 per cento quindi parliamo di somme che in questo caso vanno dai 25 ai 50 mila euro. Con queste cifre ti puoi pagare abbondantemente un sistema informatico che consente alla persona delegata al controllo del magazzino di svolgere il proprio lavoro nel modo migliore.
Questo è il focus di quelle che sono le nostre attività nel settore della ristorazione “semplice” ma ovviamente noi seguiamo anche tante aziende del settore che hanno configurazioni complesse come più ristoranti che fanno capo alla stessa proprietà, oppure in settori particolari come il wedding e la gestione di eventi. Anche in questi casi abbiamo integrato il nostro sistema prevedendo la presenza di strutture collaterali (piscine, spiagge, noleggio di attrezzature sportive, beauty farm, alberghi, negozi di retail … ). Tutto è integrato nello stesso ambiente e monitorato con un sistema informatico unico e omogeneo che ha il vantaggio di consentire uno scambio di informazioni in tempo reale.
Per tutti questi motivi possiamo davvero affermare che il nostro sistema si paga da solo.
d. Dottor Liccardo quando è avvenuto il passaggio da professionista a imprenditore?
r. “E’ accaduto quando mi sono accorto che stava verificandosi una specie di corto circuito nella interlocuzione fra imprenditore, consulente e i tecnici informatici che realizzavano i software per la gestione d’impresa. Prima come consulente avevo rapporti con l’imprenditore che voleva da me determinate risposte (e le voleva anche il più rapidamente possibile!) e dall’altra parte dovevo interloquire con l’operatore informatico che parlava una lingua diversa dalla mia. Gli informatici hanno tutti una caratteristica comune. Sono tutti convinti che con l’informatica si può fare tutto … ma poi però quando entri nel merito e chiedi se è possibile fare una certa cosa … allora sono tutti uniti nel dirti che quello che chiedi non si può fare.
Così dopo vari tentativi di collaborazione con alcune società informatiche ho capito che il problema non stava nei limiti della programmazione ma nella rigidità delle persone.
Per superare questo ostacolo è nata BiPlan. Ho scelto il miglior gestionale in circolazione vale a dire Passepartout e ho deciso come BiPlan di diventarne partner. In altre parole ho deciso di mettere il naso dentro alla struttura dei gestionali prodotti da Mexal per arricchirli di funzioni destinate a risolvere i problemi della nostra clientela. Abbiamo quindi internalizzato i nostri interlocutori informatici in Passepartout ed oggi riusciamo a perfezionare e integrare senza problemi la struttura base del programma. Naturalmente lo facciamo in pieno accordo con la casa madre perché siamo certificati come partner ufficiale.
Oggi BiPlan ha due reparti tecnologici: uno segue esclusivamente i prodotti Passepartout e si occupa di implementare le funzionalità del gestionale e dall’altra parte c’è invece un reparto di ricerca e sviluppo che genera soluzioni informatiche elaborate che completano gli aspetti di controllo di gestione che sono fondamentali per rendere unici i nostri servizi. Alcune di queste integrazioni sono riservate a specifici clienti mentre altre sono disponibili per tutti e liberamente acquistabili nella piattaforma ufficiale di Passepartout.
Nei primi anni ‘90 non esistevano soluzioni informatiche aziendali. Ci si rivolgeva a ingegneri informatici chiedendo loro di programmare delle operazioni specifiche. Questo però comportava costi notevoli. Spesso poi questi ingegneri non riuscivano a stare al passo con tutte le innovazioni normative. Oggi invece è tutto cambiato. Esiste il Consorzio degli studi informatici (Consortech) al quale vengono sottoposte tutte le innovazioni in materia di norme fiscali prima della loro approvazione e sono gli esperti del consorzio che si preoccupano poi di analizzarle e di portarle alla conoscenza dei programmatori.
Però resta valido ancora oggi il principio che ogni azienda ha le sue caratteristiche e le sue peculiarità alle quali i software che hanno valenza nazionale non sempre riescono a dare una risposta. Talvolta questi programmi non riescono a compiere l’ultimo miglio ed è proprio qui che interveniamo noi.
La stessa cosa facciamo con Passepartout poiché non andiamo ad aggiungere altri software ma semplicemente integriamo le funzioni del programma. Naturalmente tutte le nostre integrazioni prima di essere sottoposte al cliente vengono convalidate e autorizzate dalla casa madre.”
d. Può sintetizzare in poche parole la sua modalità di approccio al cliente?
r. “In questi ultimi anni è stato proprio il cliente a cambiare in maniera profonda la sua sensibilità verso il tema del controllo di gestione. Perché se da un lato è vero che non esiste – e forse non esisterà mai – un imprenditore che non faccia anche solo in modo casereccio ed elementare un’attività di controllo di gestione, dall’altro lato quello che fino a pochi anni fa ha fatto la maggior parte degli imprenditori è stato impiegare il proprio tempo nel tentativo di raccogliere informazioni per capire cosa non funziona oppure cosa è perfezionabile nella loro azienda. Però i dati raccolti sono spesso insufficienti, oppure male organizzati … il risultato è che molti di loro più che fare delle analisi concrete vanno a sensazione con il rischio molto alto di commettere degli errori di valutazione che possono pagare a caro prezzo.
Proprio per questo quando andiamo a presentare il nostro prodotto riscontro sempre un grande interesse.
Dovendo poi fare una sintesi delle mie modalità di approccio si tratterebbe di una sintesi riferita non solo alla mia persona ma anche all’azienda BiPlan perché questa è appunto fondata su valori condivisi da tutti noi.
Quello che noi facciamo è di aiutare le persone e gli imprenditori ad avere il controllo delle loro attività e della loro realtà perché utilizziamo le tecniche di controllo e di gestione del business trasformando il patrimonio informativo e conoscitivo proveniente dal sistema informativo aziendale.
Ecco posso dire che in questo si può riassumere il mio manifesto.”
d. Quali sono i suoi obiettivi professionali in questo momento particolarmente difficile?
r. “In questo momento noi – anche qui devo parlare al plurale – ci muoviamo non solo nella ristorazione ma in tanti settori diversi. Abbiamo realizzato in questi anni delle applicazioni di reporting davvero importanti e utili ma se dovessi sintetizzare un obiettivo sul quale non solo io ma tutta la struttura siamo concentrati è quello di creare una rete di consulenti e professionisti che utilizzi i nostri software per migliorare il servizio alla loro clientela.
Immaginiamoci un commercialista che voglia estendere la propria attività di semplice fiscalista anche al controllo di gestione per offrire un servizio integrato ai suoi clienti. Se questo consulente ha fra i suoi clienti una o più realtà della ristorazione può rivolgersi a noi per entrare a far parte della nostra rete professionale pagando una quota annuale davvero simbolica.
Ci presenta i suoi clienti noi li dotiamo del nostro sistema informativo di analisi e controllo di gestione e facciamo l’opportuna formazione.
Così ci guadagniamo tutti. Il ristoratore migliora le sue performance aziendali, a noi viene pagata la fornitura del sistema, il commercialista fattura la consulenza sulla lettura e l’interpretazione dei dati e delle informazioni raccolte dal sistema. Quindi alla fine tutti noi formiamo una squadra integrata per dare il miglior servizio possibile al cliente finale che è e rimane cliente del consulente associato.
Infatti il nostro obiettivo è di fornire sistemi di controllo di gestione in tempo reale ma non vogliamo essere troppo coinvolti in quella che è la fase di interpretazione di questi dati perché non fa parte della nostra strategia. Una volta che il dato raccolto è leggibile la sua trasformazione in scelte operative deve essere fatta da chi conosce l’azienda ovvero dall’imprenditore con l’aiuto dei suoi consulenti.
Questa rete di consulenti concessionari del nostro sistema sta nascendo proprio in queste settimane. Abbiamo già contatti con diverse realtà italiane che supportiamo fornendogli il nostro strumento in termini molto convenienti anche per far loro apprezzare tutte le potenzialità del programma.”
